Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Класифікація документів






1. За назвою:

·заява;

·автобіографія;

·резюме;

·протокол;

·наказ;

·доручення;

·розписка тощо.

2. За призначенням:

· кадрово-контрактні (або з особового складу) (заява, наказ щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракт, трудова книжка й ін.);

· організаційні (план);

· розпорядчі (наказ, розпорядження);

· довідково-інформаційні (службовий лист, звіт, доповідна та пояснювальна записки, повідомлення, оголошення, телеграма, анотація, стаття, рецензія, відгук, прес-реліз, протокол, довідка, повідомлення);

· господарсько-договірні (договір, трудова угода);

· обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна тощо);

зовнішньоекономічні (міжнародна угода).

3. За походженням :

·с лужбові (офіційні), створюються організаціями або їх представниками;

· особисті, укладаються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

4. За спеціалізацією:

·загальні;

·з адміністративних питань;

· кадрові;

· спеціалізовані;

·з питань планування оперативної діяльності

5. За місцем укладання:

· внутрішні - мають чинність у межах установи;

· зовнішні - для ділового спілкування з іншими організаціями.

6. За спрямуванням:

· вхідні (надходять до організації);

· вихідні (адресовані за мажі організації).

7. За способом виготовлення, структурними ознаками і ступенем стандартизації та регламентації (формою):

· стандартні, типові - укладаються на трафаретних бланках в суворо регламентованій послідовності: паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток та ін.

· нестандартні, нерегламентовані (лише певна частина даних готується заздалегідь): довідка, перепустка, положення, інструкція та ін.;

· індивідуальні - укладаються за загальними принципами, але автор-укладач довільно добирає і компонує мовні засоби.

8. За ступенем складності:

· прості (односкладні) - містять одне питання чи факт;

· складні - розглядають два і більше питань.

9. За стадіями створення:

· оригінали ( основний і єдиний примірник з усіма підписами й печатками);

· копії (точне відтворення оригіналу з позначкою «копія» у верхньому правому кутку);

· витяги ( частина документа);

· дублікати (якщо документ загублено).

10. За терміном виконання:

· звичайні безстрокові (нетермінові; виконуються за чергою);

· термінові - укладаються за визначеним завчасно терміном;

· дуже термінові - за спеціальною позначкою терміна.

11. За ступенем гласності (секретністю):

· звичайні - для загального користування;

· секретні (С) - визначається певне коло користувачів;

· цілком секретні (ЦС) - для обмеженого користування.

12. За юридичною силою:

· справжні - чинні, нечинні;

· підробні (фальсифікати).

13. За технікою відтворення:

·рукописні;

·відтворені механічним способом.

14. За терміном зберігання:

· тимчасового зберігання (до 10 років);

· тривалого (понад 10 років);

· постійного зберігання.

Реквізити – це окремі елементи, з яких складається документ. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Формуляр – це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Кожен вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називають бланком (або бланк – це типові формуляри певних документів).

Групу реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок – штамп.

 

Таблиця 1. Реквізити документів, місце їх розташування і правила оформлення

Реквізити Місце їх розташування і правила оформлення
Державний Герб Потрібно розмістити посередині бланка чи у кутку над серединою рядка з назвою установи (організації чи підприємства)
Емблема організації чи підприємства Рекомендовано розміщувати поряд з назвою уста­нови (організації чи підприємства). Товарний знак, що зареєстровано у встановленому порядку, можна використовувати як емблему
Зображення урядових на­город Розміщують посередині документа або ж у верх­ньому лівому кутку
Код підприємства Місце розташування - у верхньому правому кутку
Код документа Фіксують під кодом установи (організації чи підприємства) у верхньому правому кутку
Назва міністерства чи відомства Цей реквізит розміщують посередині сторінки у верхньому лівому кутку
Назва установи, організації чи підприємства Можна наносити назву установи за допомогою штампа чи друкарським способом, розміщуючи її у верхньому лівому кутку
Назва структурного підрозділу Дозволяють друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку  
Індекс підприємства зв'язку, пошто­ва й телеграф­на адреси, но­мер телетайпа (абонентського телеграфу), но­мер телефону, номер рахунку в банку Зазначають у верхньому лівому кутку за поштови­ми " Правилами користування послугами поштового зв'язку"  
Назва виду документа Найчастіше розташовують посередині рядка, рідше - ліворуч. Прийнято у всіх документах, крім листів, указувати вид документа, напр.: Службова записка
Дата Розміщують у верхній лівій частині разом з індексом у спеціально відведеному місці. Проставлена дата має відповідати дню підписання чи затвердження документа. Дату прийнято фіксувати двома способа­ми: цифровим (трьома парами цифр, напр. 25.09.09, що означає: 25 вересня 2009-го року); словесно- цифровим, напр.: 12 жовтня 2009р.
Індекс (вихідний номер доку­мента) Фіксують у верхній частині сторінки зліва. Цей індекс допомагає швидко й оперативно знайти цей документ і далі здійснювати контроль за його виконанням
Посилання на індекс і дату вхідного до­кумента Розміщують у верхній частині сторінки зліва. До цього реквізиту входять: дата та індекс докумен­та, що надійшов до вас з іншої установи, напр.: на № 08-40/231 від 18.07.08, де 08 - індекс структур­ного підрозділу, 40 - номер справи за номенкла­турою для підрозділу, 231 - порядковий номер за журналом обліку вхідних документів, від 18.07.08 - документ, що надійшов до вас з іншої установи підписано 18-го липня 2002-го року
Місце скла­дання чи видання Зазначають у верхній частині сторінки зліва. За­писують назву міста чи населеного пункту, де видається документ
Гриф об­меження доступу до документа Розміщують з правого боку під кодом форми. З се­редини рядка потрібно записати: " Таємно", " Цілком таємно", " Для службового користування"
Адресат Цей реквізит розміщують праворуч у верхній частині сторінки. Кожен з елементів - назва устано­ви (організації, підприємства), підрозділу, посада, прізвище та ініціали, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Адре­суючи документ до установи, потрібно вказувати поштову адресу після назви установи, структур­ного підрозділу й прізвища службової особи; а до приватної особи - тоді перед її прізвищем
Гриф затвердження Розміщують у верхній правій частині документа. Він складається зі слова " ЗАТВЕРДЖУЮ", назви посади особи, яка затверджує документ, включаю­чи назву організації, особистого підпису, його роз­шифрування і дати  
Резолюція Записують у правому верхньому кутку. Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки загального чи конкретного характеру  
Заголовок до тексту Розміщують у лівому верхньому кутку бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів.  
Позначка про контроль Робиться ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. Цю відмітку проставляють за формою " К" або " Контроль"
Текст Це основний реквізит документа. Його розміщують по всій ширині сторінки, щоб рядки не виходили за береги (поля). Текст оформля­ють у вигляді: складного тексту, анкети, таблиці, поєднання цих форм. Він складається зі вступу, доказу, закінчення. Текст поділяють на абзаци, а великий за обсягом текст - на розділи і підрозділи.
Позначка про наявність додатка Фіксують ліворуч у верхній половині сторінки.  
Підпис Прийнято підписувати лише перший примірник документа. Цей реквізит складається з: - назви посади особи, яка підписує документ; - її підпису; - розшифрування підпису.
Гриф узгодження Цей гриф складається зі • слова " УЗГОДЖЕНО"; • назви посади особи, з якою узгоджено документ; • особистого підпису цієї посадової особи; • розшифрування підпису; • дати.
Візи Візування - це внутрішнє узгодження документа. До візи входять: - особистий підпис візувальника; - розшифрування його підпису; - дата; - у разі необхідності зазначають посаду візувальника.  
Печатка Печатку потрібно проставляти так, щоб її відбиток захоплював частину (декілька знаків) назви посадової особи, що підписала документ. Печатки бувають гербові і прості. Гербові печатки прикладаються до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб (на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи тощо). На простих печатках, що мають круглу, квадратну чи трикутну форму, герб не зображено. Їх при­кладають до документів, що виходять за межі установи, до розмножених примірників, розпоряд­чих документів, призначених для розсилання, до довідок з місця роботи тощо.
Позначка про засвідчення копії Засвідчуючи копію, проставляють надпис " З оригіналом згідно". Далі вказують: - назву посади особи, що засвідчила копію; - її особистий підпис; - розшифрування підпису; - дату засвідчення.
Прізвище виконавця та номер його телефону Розташовують на лицьовому боці або ж на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті  
Позначка про виконання документа й направлен­ня його до справи Цей реквізит має містити такі дані: - стислі відомості про виконання; - слова " До справи"; - номер справи, де буде зберігатися документ; - дата (коли його скеровано до справи); - підпис керівника структурного підрозділу чи ви­конавця.
Позначка про надходження Фіксують у правому нижньому куті першого арку­ша документа. До реквізиту входять такі ще дані: - скорочена назва установи, що одержує доку­мент; - його внутрішній індекс; - дата надходження документа.
Позначка про перенесення даних на машинний носій. Цей реквізит оформляють найчастіше від руки. До його складових частин входять: - запис " Інформацію перенесено на машинний носій"; - підпис особи, відповідальної за перенесення даних; - розшифрування підпису; - дата перенесення.

 

 


Поделиться с друзьями:

mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.007 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал